Interne communicatie – avond 4

Het vervolg op Interne communicatie – avond 3

 

Bij een duurzame strategische focus op interne communicatie staat de inhoud centraal en niet het middel. De ideeën over het semantisch web gaan nog verder, maar zijn voorlopig toekomstmuziek. Belangrijk is om te onthouden dat ook dit concept gaat over inhoud van communicatie.

Dat is niet voor iedereen binnen een organisatie vanzelfsprekend. Overtuig het management met argumenten waar ze gevoelig voor zijn. Sluit goed aan bij de bedrijfsstrategie. Motiveer de medewerkers door in te spelen op hun persoonlijke drijfveren.

De woorden die je daarbij gebruikt bepalen vaak of je als communicatieprofessional een strategische rol mag spelen.

Creëer samenhang

Metadata (data over data) spelen een cruciale rol in het creëren van (nieuwe) samenhang. Denk bijvoorbeeld aan keywords of tags die je toevoegt: categorieën, rubrieken, thema’s, kennisdomeinen, competentiegebieden, projecten, interesses, mensen… Metadata helpen bij het filteren en verbinden van informatie. Het vraaggestuurd en contextueel presenteren van informatie wordt mogelijk.

Maar hoe organiseer je het toevoegen van metadata? Wat heb je nodig?

Leg een thesaurus, een gestructureerde selectie van termen, aan.

• Dit hoef je als communicatieprofessional niet altijd zelf te doen. Je kunt het uitbesteden aan deskundigen.
• Vergeet ook niet je collega’s te betrekken bij het uitzetten van de hoofdlijnen.
• Begin met een grofmazige lijst. Verfijn alleen als daar behoefte aan is of de functionaliteit daarmee verbeterd kan worden.

Andere manieren om samenhang te creëren zijn:

• record formats (standaard invulvelden)
• naamsconventies voor bestanden en mappen (bijvoorbeeld op gedeelde schijven)
• kiezen voor webbased: is gemakkelijker doorzoekbaar

Met metadata ondersteun je de contentstructuur aan de achterkant, die geheel anders kan zijn dan de presentatie aan de voorkant. Leg nieuwe verbindingen naar:

• expertise (onderwerpsgericht)
• competentie (activiteitgericht)
• externe netwerken (bijvoorbeeld. Communities of Practice)