ICT en internet – avond 3

Het vervolg op ICT en internet – avond 2

Wat is strategie? Strategie is een weg om je doel te bereiken, een plan of actie. Een strategie moet verwant zijn aan de doelstelling, visie en missie (de boodschap) van je organisatie.  Doelstellingen zijn SMART, dus meetbaar, en kunnen voor de korte en/of lange termijn geformuleerd  worden.

Verbetercyclus

Met de 4 PDCA-stappen uit de Deming Cycle: Plan –>  Do –> Check –> Act wordt er systematisch gewerkt aan verbetering van processen of producten. Men spreekt ook wel van een incrementele aanpak waaruit geleerd wordt.
Producten en diensten maken over de tijd een levenscyclus door van introductie via groei, volwassenheid en verzadiging naar teruggang. Een simpele zoekactie in Google Trends geeft een indicatie voor de belangstelling voor / de trending van onderwerpen (bijvoorbeeld: fileserver versus intranet).

Modellen voor documentatie en analyse

De Object Management Group (OMG) is een organisatie die zich bezighoudt met standaarden voor applicatie-onafhankelijke modellering en documentatie van systemen en bedrijfsprocessen. Voorbeelden van een dergelijke gestandaardiseerde syntaxis zijn UML (Unified Modeling Language), BPMN en SBVR.

Het INK-model (EFQM) van het Instituut Nederlandse Kwaliteit is een breed gebruikt management(proces)model, bedoeld voor zelfevaluatie van organisaties. Door middel van het INK-model wordt de volwassenheid van de organisatie bepaald en worden verbeterpunten geïdentificeerd.

Het INK 2.0-model van Cees Hoogendijk legt het accent meer op de interactie tussen resultaat en organisatie (in plaats van organisatie en leiderschap). De rechterzijde van het model valt eigenlijk samen met de drie factoren People, Planet en Profit.

Er zijn nog veel meer kwaliteitsmodellen, zoals van ISO,  McKinsey, KPMG en Twijnstra. Ook de Balanced Scorecard is een kwaliteitsmodel.

CMMi  (Capability Maturity Model integration) voegt een extra dimensie toe aan de onderdelen van het kwaliteitsmodel. Het wordt voornamelijk gebruikt bij de ontwikkeling van software. Voor elk onderdeel wordt het niveau van volwassenheid bepaald. Volwassenheid betekent niet dat alles grootser en complexer zou moeten zijn, maar eerder dat een bedrijf documenteert waar het mee bezig is. Ook betekent het dat iedereen weet welke taak hij heeft, dat prestaties niet van een enkel persoon afhangen en dat beslissingen gemaakt worden na een juiste analyse.

1. Initieel: ad hoc (trial & error) en soms chaotisch. Dit is het niveau dat elke organisatie aankan.
2. Herhaalbaar: basale sturing, bijvoorbeeld op kosten. Er is enige vorm van planning. Maar bij ieder nieuw project moet opnieuw het wiel worden uitgevonden.
3. Gedefinieerd: processen zijn beschreven, gestandaardiseerd en onderling afgestemd. Er wordt proactief gehandeld naar bedrijfsstandaarden en omarmde methodes.
4. Managed: procesbewaking. De kwaliteit van het ontwikkelproces wordt tussentijds gemeten en bijgestuurd. Analyse speelt een belangrijke rol.
5. Optimizing: continue procesverbetering.  De organisatie is erg flexibel bij onvoorziene gebeurtenissen, doordat ontzettend veel statistiek uit het verleden voorhanden is

Het 4-vlaksmodel  (Henderson en Venkatraman, 1988) is een raamwerk voor besturingsprocessen.

Het 9-vlaksmodel (Maes/UvA, 1997) is een uitbreiding daarop. Dit raamwerk legt een duidelijke relatie tussen de organisatie en haar informatievoorziening. De informatiestrategie heeft een plaats en dit kan helpen bij de bepaling van de rol van de communicatieprofessional. Van boven naar onder is de insteek:

• strategisch (sturen)
• tactisch (richten)
• operationeel (verrichten)

Het NORA-model van de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur is in wezen het 9-vlaksmodel, maar dan 90 graden gedraaid.

Andere raamwerken voor analyse onderscheiden zich door een grotere aandacht voor de omgeving:

• SWOT: Strength – Weakness – Opportunities – Threats
• PEST: Political – Economic – Social – Technological

Bij twee andere kwadranten staat een vraag centraal:

• Uitbesteden of zelf doen? Dit model is bruikbaar voor het zoeken naar alternatieve oplossingen: kies je voor bouwen (maatwerk), assembleren (componenten), kopen (installeren) of huren (Saas en aanverwanten)?
  De trend is dat er steeds meer wordt uitbesteed, van hele netwerken tot aan specifieke applicaties toe.
• Experimenteren of investeren? (het 4-R Model) Dit model zoomt in op trends in IT. De 4 factoren Research (investeren anderen?), Rumours (is er aandacht voor?), Resources (zijn er leveranciers en opleidingen?) en Ready (is het product en de organisatie zelf voldoende klaar?)
  De eerste 2 factoren kunnen overigens ook opgaan voor een hype.

PRINCE2

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) is een projectmanagement methode .
Het is oorspronkelijk ontwikkeld in de IT, maar PRINCE2 is algemeen toepasbaar.
De methode is procesgebaseerd. De processen richten zich op het beheerst en gecontroleerd doorlopen van een project, van de voorbereiding tot en met het sluiten van een project. Het doel van een PRINCE2 project is het realiseren van producten die passen bij het zakelijke uitgangspunt (de Business Case).
PRINCE2 is in concept een goede methode. Het kan in de praktijk ook ontaarden in een enorme registratiemachine.
Andere methoden voor projectmanagement zijn IPMA en MSP.

Standaarden voor de beheersorganisatie

ITIL (Information Technology Infrastructure Library) is ontwikkeld als een referentiekader voor het inrichten van een IT organisatie. Hierbij gaat het om technisch beheer en de infrastructuur. ITIL biedt richtlijnen die aangeven hoe een IT dienstverlener het best kan garanderen dat klanten de producten en diensten krijgen die zij verlangen.

ASL (Application Services Library) is sterk verwant aan ITIL, maar richt zich op applicatiebeheer, op de processen rond het beheren en onderhouden van software en databanken. De nadruk ligt op de ontwikkelcyclus , onderhoud en vernieuwing.

BiSL (Business Information Services Library) tenslotte richt zich op de gebruikersorganisatie. Deze zal aan moeten geven en controleren of een applicatie voldoet. Dit proces noemt men functioneel  beheer.

Binnen BiSL onderscheidt men de driehoek tussen

• CIO (Chief Information Officer, de informatica beleidsadviseur)
• proceseigenaar
• functioneel beheer

Het accent voor de communicatieprofessional ligt uiteraard aan de gebruikerszijde, dus meer op functioneel beheer. Kies in elk geval  je rol. Waak er voor dat je in de praktijk twee apen op je schouders neemt!